Requisitos de la factura comercial en exportación

La factura comercial es el documento con el que las aduanas deciden qué es su mercancía, cuánto vale y qué arancel le corresponde. Es además el documento contra el que paga su comprador. Cuando esos dos propósitos chocan, los embarques se paran.

Qué debe mostrar

• Vendedor y comprador, con razón social y dirección completas
• Número y fecha de factura
• Parte de entrega, si es distinta del comprador
• Descripción completa de la mercancía, en lenguaje llano
• Cantidad, unidad de medida y precio unitario
• Valor total y moneda
• País de origen de la mercancía
• Incoterm y lugar designado
• Condiciones de pago
• Marcas y números que coincidan con el embalaje
• Clasificación arancelaria, cuando se conozca

En importaciones a Estados Unidos la descripción debe ser lo bastante específica como para sostener la clasificación. "Piezas", "regalos", "muestras" y "mercancía" son las descripciones que generan requerimientos de información y, en transporte marítimo, retienen contenedores. La misma disciplina aplica al manifiesto AMS, que se alimenta de las mismas palabras.

Qué exige la aduana estadounidense en una factura de importación

19 CFR 141.86 enumera el contenido mínimo de una factura para mercancía que ingresa a Estados Unidos. Además del comprador, el vendedor y el precio, la factura debe indicar:

• el puerto de entrada al que se destina la mercancía;
• la fecha y el lugar de la venta, o del embarque cuando no hay venta;
• una descripción detallada con el nombre con que se conoce cada artículo, su grado o calidad, y las marcas y números de los bultos;
• las cantidades en los pesos y medidas del país de exportación o de Estados Unidos;
• el precio de compra de cada artículo en la moneda de la compra, y la clase de moneda;
• cada cargo detallado por nombre e importe, incluidos flete, seguro, comisión, cajas, contenedores, envolturas y embalaje;
• cada reembolso, drawback y bonificación concedidos a la exportación, detallados por separado;
• el país de origen;
• todos los bienes o servicios suministrados para la producción y no incluidos en el precio, como matrices, moldes, herramientas y trabajos de ingeniería, con exclusión de los suministrados en Estados Unidos;
• el nombre de un empleado responsable del exportador que conozca los hechos de la operación o pueda averiguarlos con facilidad.

La factura y todos sus anexos deben estar en inglés o llevar una traducción exacta al inglés. Cada factura debe indicar además con suficiente detalle qué mercancía contiene cada bulto, y debe enumerar todo descuento sobre el precio de lista o precio base. Cuando una entrada cubre varias facturas, se numeran de forma consecutiva desde 1 y las páginas se numeran en una sola serie, salvo que los datos de la factura se transmitan por vía electrónica.

El valor es un concepto legal, no una preferencia

El valor en aduana es el precio realmente pagado o por pagar, ajustado por adiciones concretas. Según 19 CFR 152.103, se suman los costos de embalaje que asume el comprador, las aportaciones (assists) y ciertas regalías y cánones cuando no están ya en el precio. Las aportaciones incluyen los materiales, herramientas, matrices y moldes que el comprador suministra al productor, y el valor que se añade es el costo de adquisición o de producción del comprador. Una regalía por un proceso de fabricación patentado es gravable, y la que se paga a un tercero por el uso de una marca o de derechos de autor en Estados Unidos es un gasto de venta del comprador y no se suma. También se suman los ingresos de una reventa posterior que corresponden al vendedor. Los descuentos deben ser reales y estar aplicados antes del embarque. La mercancía entregada sin cargo tiene valor a efectos aduaneros: cuando no hay compra, la factura declara el valor de cada artículo, o el precio que el vendedor habría recibido en el curso ordinario del comercio.

Qué queda fuera del valor en aduana

Los costos que se identifican por separado del precio quedan excluidos del valor de transacción según 152.103(i): los costos razonables de construcción, erección, montaje, mantenimiento o asistencia técnica posteriores a la importación a Estados Unidos, y los aranceles y demás impuestos federales exigibles sobre la mercancía por causa de la importación, incluidos los impuestos federales especiales de los que responden por regla general los vendedores estadounidenses. Tampoco se suman los cargos por el derecho de reproducir la mercancía en Estados Unidos. La condición es la misma en todos los casos: el concepto figura como una línea propia en la factura. Un importe escondido en el precio unitario forma parte del valor.

Ventas entre empresas vinculadas

Una venta entre un comprador y un vendedor vinculados no se rechaza solo por ese motivo. CBP acepta el valor de transacción cuando el examen de las circunstancias de la venta muestra que la vinculación no influyó en el precio, o cuando el valor se aproxima al de mercancía idéntica o similar vendida a compradores no vinculados. La factura de una venta intercompañía lleva las mismas líneas que cualquier otra factura, y el expediente que la respalda debe mostrar cómo se fijó el precio.

Infravalorar no es un ahorro. Es una declaración incorrecta, con exposición a sanciones, intereses y un historial de cumplimiento que lo sigue en cada entrada. El cálculo está en cómo calcular los aranceles de importación.

Separe flete y seguro

Muestre el flete internacional y el seguro como líneas separadas cuando formen parte de su precio de venta. Como Estados Unidos valora las importaciones sobre base FOB, el flete y el seguro identificados por separado no son gravables. Si van fundidos en una cifra CIF sin desglose, pasan a formar parte del valor y usted paga arancel sobre su propio flete. La misma regla rige el flete terrestre en el extranjero: cuando el precio lo incluye, forma parte del valor de transacción, salvo que se identifique por separado y se incurra en él después de la venta para la exportación a Estados Unidos.

Factura y packing list tienen que cuadrar

La factura declara valor y descripción. El packing list declara cómo va embalado: cajas, palés, pesos y medidas. Número de bultos, pesos y marcas deben coincidir entre ambos y con lo que cuenta el consolidador en el almacén. Un descuadre en un contenedor consolidado provoca inspección para todos los que van dentro. El detalle está en requisitos del packing list.

Lado de exportación: Electronic Export Information

Cuando la mercancía sale de Estados Unidos, la factura comercial aporta los datos de la Electronic Export Information (EEI) que se presenta en el Automated Export System. Según 15 CFR 30.37, la EEI no se requiere cuando el valor de las mercancías bajo un número de Schedule B, enviadas de un exportador a un consignatario en un mismo medio de transporte, es de USD 2,500 o menos. El umbral se aplica por número de Schedule B, de modo que un envío de varias mercancías puede requerir EEI solo para algunas de sus líneas. El exportador o su agente entrega al transportista la cita de presentación al menos 24 horas antes de la carga en un buque. Un valor en la factura que difiere del valor de la EEI crea la discrepancia que retiene la carga en el puerto, así que la factura se cierra antes de la presentación.

Marcado de origen y entradas informales

Según 19 CFR 134.11, todo artículo de origen extranjero, o su envase, que se importe a Estados Unidos debe marcarse de forma legible, indeleble y permanente con el nombre en inglés del país de origen, salvo que se aplique una excepción legal. El país de origen de la factura debe coincidir con el marcado de la mercancía.

Los envíos con valor de USD 2,500 o menos pueden despacharse con entrada informal (19 CFR 143.21), con excepción de determinados artículos clasificados en el Capítulo 99 del arancel. La factura sigue llevando la misma descripción, origen y valor, así que un envío de bajo valor no queda exento de la disciplina de factura.

Los créditos documentarios no perdonan

Bajo crédito documentario la factura debe coincidir exactamente con el crédito: descripción de la mercancía palabra por palabra, moneda, Incoterm y lugar designado, e importe dentro de tolerancia. Los bancos revisan documentos, no mercancía. Un embarque perfecto puede quedar sin cobrar porque la factura describe la mercancía de forma distinta al crédito. Lea el crédito antes de facturar.

Fallos habituales

Dirección de la factura que no coincide con el registro aduanero del comprador. Moneda declarada en la cabecera y precios unitarios en otra. Origen declarado como país de embarque en lugar de país de fabricación. Numeración de facturas reutilizada entre años. Firmas ausentes donde el destino las exige. Cada fallo es pequeño y cada uno para un embarque.

Preguntas frecuentes

¿La factura comercial es lo mismo que la proforma?

No. La proforma es una oferta que sirve para gestionar pagos o permisos. La factura comercial recoge la operación real y sostiene la declaración de aduana. La aduana estadounidense tiene además su propio formulario pro forma, 19 CFR 141.85, que el importador presenta como declaración de valor del importador cuando no existe factura del vendedor.

¿Hace falta firmar la factura comercial?

Algunos destinos exigen firma y otros legalización consular o de cámara. Confirme el requisito del país de destino antes de embarcar. Una factura de importación a Estados Unidos debe nombrar a un empleado responsable del exportador.

¿Y si la mercancía va sin cargo?

Declare un valor realista a efectos aduaneros y explique el motivo. La normativa estadounidense exige un valor por cada artículo aunque no haya compra, de modo que "sin valor comercial" no es una declaración aceptable.

¿Puedo poner el código HS en la factura?

Sí, y ayuda cuando es correcto. Un código erróneo en la factura crea una discrepancia con la declaración.

¿En qué moneda debo facturar?

En la del contrato de compraventa. Manténgala coherente entre factura, crédito y documentos de transporte, e indique la clase de moneda en la factura.

¿La factura tiene que estar en inglés?

Para importaciones a Estados Unidos, sí. La factura y todos sus anexos deben estar en inglés o llevar una traducción exacta al inglés con información suficiente para examinar la mercancía y determinar los aranceles.

¿Quién responde de la exactitud de la factura?

La prepara el vendedor. La factura nombra a un empleado del exportador que conoce la operación. Las reglas del ISF siguen la misma lógica para los datos que una parte recibe de otra: CBP considera cómo obtuvo el declarante la información y si pudo verificarla.

¿Un envío de bajo valor puede prescindir de la factura?

No. Los envíos de USD 2,500 o menos pueden usar entrada informal según 19 CFR 143.21, y la factura sigue indicando descripción, origen y valor. Las exportaciones iguales o inferiores a USD 2,500 por número de Schedule B no requieren presentar la EEI, pero la autoridad aduanera del comprador sigue recibiendo la factura.

¿Exporta a mercados donde la documentación detiene la carga? Solicítenos revisar su juego documental antes de reservar el contenedor.